Privilégiée par les entreprises qui souhaitent optimiser leurs performances, la signature électronique est une solution qui allie innovation et praticité. Elle permet tout à la fois d'authentifier la personne à l'origine d'un document numérique et de garantir l'intégrité de ce dernier. Autorisée en France depuis le mois de mars 2001, la signature électronique est infalsifiable, inaltérable, authentique, irrévocable et non réutilisable.
Pourquoi mettre en place une signature électronique dans une entreprise ?
Une signature électronique PDF offre des avantages non négligeables pour les professionnels. Elle permet entre autres de :
- gagner un temps précieux,
- développer la productivité,
- réduire les coûts,
- favoriser une meilleure expérience client,
- sécuriser les contrats,
- limiter son empreinte carbone.
Outre les avantages susdits, la signature électronique offre la possibilité d'automatiser et de rationaliser l'ensemble du cycle de vie des contrats. Elle constitue ainsi une étape primordiale dans le processus de digitalisation d'une entreprise.
Quelles questions faut-il se poser pour la mise en place d'une signature électronique ?
Pour les entreprises qui souhaitent recourir à la signature dématérialisée, divers logiciels de signature électronique sont disponibles sur le marché. Avant d'opter pour un prestataire de service, il apparaît crucial d'envisager divers points tels que :
- L'importance de votre projet de signature électronique : vous devrez notamment vous interroger sur le timing, le budget ainsi que les objectifs prévus pour le projet.
- Les étapes de travail ainsi que les flux liés à la signature des documents : les questions à se poser concernent par exemple le volume mensuel de contrats à signer, le type de logiciel de signature électronique à utiliser, la nature des documents qui seront signés électroniquement, etc.
- Les risques juridiques et la valeur légale de la signature électronique : veillez à vous renseigner sur la législation en vigueur dans le pays concerné ainsi que sur les enjeux juridiques concernant la signature électronique d'un document.
Les différentes étapes relatives à la mise en place d'une signature électronique
Après la phase d'élaboration du projet au sein du cahier des charges, plusieurs étapes devront être respectées afin que la mise en place de la signature électronique aboutisse. Vous devrez notamment :
- choisir un type de signature électronique (signature simple, avancée ou qualifiée),
- opter pour un prestataire de signature électronique légal.
- informer et former vos employés,
- évaluer régulièrement les résultats du projet.
Pour mettre en place une signature électronique, tenez également compte du format de document. Universellement reconnu et diffusé dans le monde entier, le PDF est aussi pratique qu'incontournable. Pour réaliser une signature électronique PDF, renseignez-vous auprès d'une solution légale de signature électronique telle que Yousign.
